Как вести раздельный учёт по ГОЗ в 1С

Если ваша организация выполняет государственный оборонный заказ, законодательство обязывает вести раздельный учёт результатов финансово-хозяйственной деятельности отдельно по каждому контракту — в соответствии с Постановлением Правительства РФ № 47. В 1С для этого есть отдельная подсистема. Разберём, как в ней всё настроено и как правильно провести сделку от начала до отчёта в Минобороны.

Принцип подсистемы: все хозяйственные операции — реализация, поступление, зарплата, накладные расходы — обособляются отдельно по каждому контракту ГОЗ. Для этого под каждый контракт заводятся свои склад, подразделение и номенклатурная группа.

Где найти подсистему в 1С

Подсистема раздельного учёта ГОЗ вынесена в отдельный раздел главного меню — «Государственные оборонные заказы». Для удобства его функции разделены на три группы:

Документы — распределение затрат, ввод остатков ГОЗ на дату, а также ярлыки справочников для быстрого доступа (поступление, реализация, списание)
Нормативно-справочная информация — справочники контрактов ГОЗ, складов, номенклатурных групп и подразделений, относящихся к ГОЗ
Отчёты — отчёт «Исполнение контрактов ГОЗ»

Раздел «Государственные оборонные заказы» в главном меню 1С — Рис. 1 — Подсистема раздельного учёта ГОЗ в главном меню 1С

Настройка перед началом учёта

Прежде чем проводить первую сделку по ГОЗ, нужно настроить два справочника.

Статьи затрат. В каждой статье затрат вашей организации нужно указать вид расхода ГОЗ — «Административные», «Коммерческие» или «Оплата труда». От этого зависит, насколько правильно затраты потом распределятся на контракт.

Второй шаг — заполнить карточку контракта в справочнике «Государственные контракты».

Карточка государственного контракта ГОЗ в 1С — Рис. 2 — Карточка контракта ГОЗ

В карточке заполняются основные поля:

Идентификатор контракта — для удобства указывайте номер сделки менеджера
ИГК — цифровой идентификатор госконтракта, присваиваемый по гособоронзаказу
Наименование — номер контракта между вами (исполнителем) и заказчиком
Менеджер — ответственный сотрудник по контракту; это поле впоследствии подтянется в распределение зарплаты как «Менеджер контрактов»
Дата заключения и Плановая дата исполнения — эти даты попадают в регламентированный отчёт для Минобороны, поэтому заполняйте их верно
Уполномоченный банк и Номер отдельного счета — заполняются, только если под контракт открыт отдельный банковский счёт (ОБС)

Рис. 3 — Основные поля карточки контракта ГОЗ

Дальше заполняется вкладка «Целевые параметры» — она содержит плановые показатели контракта: объём финансирования, прибыль, кредиты банка, затраты по видам расходов.

Вкладка «Целевые параметры» карточки контракта ГОЗ — Рис. 4 — Целевые параметры контракта ГОЗ

Остальные вкладки карточки — «Договоры», «Банковские счета», «Номенклатурные группы», «Склады», «Статьи затрат», «Документы остатков» — заполняются автоматически по мере ведения учёта и просто показывают всё, что относится к текущему контракту. Например, во вкладке «Договоры» будет виден перечень договоров с поставщиками-соисполнителями, а во вкладке «Банковские счета» — перечень счетов по контракту.

Вкладка «Договоры» карточки контракта ГОЗ — Рис. 5 — Перечень договоров по контракту

Вкладка «Банковские счета» карточки контракта ГОЗ — Рис. 6 — Перечень банковских счетов по контракту

Подразделение и банковский счёт контракта

Для раздельного учёта при создании контракта ГОЗ нужно создать отдельное подразделение — для удобства называйте его так же, как сам контракт. В карточке подразделения, в группе «ГОЗ», привязывается текущий контракт. В дальнейшем при любой операции по этому контракту (реализация, поступление и т. п.) выбирается именно это подразделение.

Карточка подразделения ГОЗ с привязкой к госконтракту — Рис. 7 — Подразделение ГОЗ

Если под контракт открывается отдельный банковский счёт, в его карточке на вкладках «Государственный контракт» и «Подразделение» нужно указать данные именно этого контракта.

Вкладки «Государственный контракт» и «Подразделение» в карточке банковского счёта — Рис. 8 — Вкладки банковского счёта

Если отдельный счёт контрактом не предусмотрен, привязать нужный контракт ГОЗ к обычному расчётному счёту (по которому идут движения денежных средств) можно, поставив галочку «Государственные контракты списком».

Галочка «Государственные контракты списком» в карточке банковского счёта — Рис. 9 — Банковский счёт: госконтракты списком

Реализация товаров, работ и услуг

Чтобы первичные документы оформлялись верно и раздельный учёт не «расползался», при оформлении отгрузочных документов по контракту ГОЗ важно соблюдать порядок.

Выберите государственный контракт

Обратите внимание, чтобы ИГК в документе заполнился автоматически — для этого карточка контракта должна быть заполнена заранее.

Создайте и выберите отдельный склад

Под каждый контракт ГОЗ создаётся свой склад — например, «Склад ГОЗ» с номером сделки в названии. В карточке склада заполните поля, отмеченные на рисунке ниже.

Карточка склада с привязкой к контракту ГОЗ и подразделению — Рис. 10 — Карточка склада

Выберите подразделение ГОЗ

То самое, что создано для текущего контракта.

Заполните номенклатурную группу по контракту

На вкладке «Счета учета» номенклатурную группу можно указать вручную в каждой строке — по каждому контракту она своя, для удобства называйте её так же, как сделку. Быстрее — кнопкой «ГОЗ - заполнить НГ» на вкладке «Товары»: если у подразделения в документе уже указан гос. контракт, она сама подставит нужную номенклатурную группу во все строки. Кнопку нужно нажать вручную — автоматически при проведении документа это не происходит.

Выбор номенклатурной группы на вкладке «Счета учета» — Рис. 11 — Номенклатурная группа

Карточка номенклатурной группы по контракту ГОЗ — Рис. 11 (продолжение) — Номенклатурная группа

Почему это важно, а не просто формальность. Номенклатурная группа контракта — это аналитика («субконто»), с которой проводка реализации ложится на счёт 90.01 «Выручка». Из-за этого в стандартных бухгалтерских отчётах — «Отчёте о финансовых результатах», расшифровке выручки, «Финансовом результате» — каждый контракт ГОЗ покажется отдельной строкой вида «Товар ГОЗ № …» вместо привычной номенклатурной группы товара. Это ожидаемое следствие раздельного учёта, а не ошибка — не пугайтесь такой строки, когда увидите её впервые.

В итоге документ реализации по контракту ГОЗ будет выглядеть так:

Заполненный документ реализации товаров, работ и услуг по контракту ГОЗ — Рис. 12 — Реализация товаров, работ и услуг ГОЗ

Поступление товаров и услуг

Все поступления по контракту ГОЗ должны быть привязаны к нужному подразделению, с указанием соответствующего склада. Если с поставщиком-соисполнителем заключён договор — привяжите его к контракту ГОЗ на вкладке «Государственные контракты» в карточке договора. Если договора нет — создайте новый (для удобства номер договора с поставщиком делайте равным номеру сделки) и точно так же привяжите госконтракт.

Карточка договора с поставщиком с привязкой к госконтракту — Рис. 13 — Карточка договора с поставщиком

Заполните номер и дату документа

Выберите нужный договор ГОЗ

Выберите нужный склад и подразделение ГОЗ

Укажите номенклатуру, количество и суммы

Сумму, сумму НДС.

Проведите счёт-фактуру и поступление

В итоге поступление товара по контракту ГОЗ будет выглядеть так:

Заполненный документ поступления товаров по контракту ГОЗ — Рис. 14 — Поступление товаров ГОЗ

При оформлении поступления услуг точно так же выбираются договор ГОЗ и подразделение ГОЗ — и дополнительно обязательно указывается статья затрат на вкладке «Счета учета».

Заполненный документ поступления услуг по контракту ГОЗ со статьёй затрат — Рис. 15 — Поступление услуг ГОЗ

Расчёты по расчётному счёту

При проведении сделки проверяйте, чтобы во всех списаниях с расчётного счёта в пользу поставщиков товаров и услуг были правильно указаны договор, подразделение и госконтракт.

Списание с расчётного счёта с привязкой к госконтракту и подразделению — Рис. 16 — Списание с расчётного счёта

Если расчёты по контракту шли не через отдельный счёт, а через обычный расчётный счёт, учтите два момента:

В платёжном поручении при списании с основного счёта по умолчанию стоит основное подразделение. Если просто заменить его на подразделение ГОЗ, не закроется оборотно-сальдовая ведомость по счёту 51. Чтобы этого избежать, перенесите оплату с основного подразделения на подразделение ГОЗ отдельной операцией, введённой вручную.
В любом списании с расчётного счёта и поступлении на расчётный счёт по контракту ГОЗ обязательно привязывайте госконтракт.

Операция, введённая вручную, для переноса оплаты на подразделение ГОЗ — Рис. 17 — Операция, введённая вручную

Распределение затрат на контракт

После того как реализации по ГОЗ проведены, появляется база для распределения затрат. Для этого используется вкладка «ГОЗ распределение 44 счёта по ГК».

Создайте операцию распределения

Нажмите «Создать», выберите период (месяц), организацию и основное подразделение.

Заполните базу распределения

На вкладках «Косвенные расходы» и «База распределения» — и сверьте данные, сформировав ОСВ по счёту 90.02.

Подтвердите, что данные верны

Если всё заполнилось правильно, поставьте галочку «база распределения / косвенные расходы заполнены верно» на обеих вкладках.

Распределите расходы на контракты

На вкладке «Затраты распределение» нажмите «Распределить».

Вкладка «Косвенные расходы» операции распределения 44 счёта по ГК — Рис. 18 — Распределение 44 счёта

Вкладка «База распределения» операции распределения 44 счёта по ГК — Рис. 18 (продолжение) — База распределения

Вкладка «Затраты распределение» с кнопкой «Распределить» — Рис. 18 (продолжение) — Затраты распределение

Результатом распределения станут бухгалтерские проводки:

Бухгалтерские проводки по результатам распределения 44 счёта — Рис. 19 — Проводки по распределению 44 счёта

Распределение зарплаты на контракт

Распределение зарплаты проводится через вкладку «ГОЗ распределение начисления зарплаты по ГК» — по похожему сценарию.

Создайте операцию

Нажмите «Создать», выберите период, организацию и основное подразделение.

Заполните вкладки данных

«База распределения», «Начисления ЗП», «Настройка распределения зарплаты» — и подтвердите галочками «…заполнено верно» на первых двух.

Нажмите «Заполнить» в настройке распределения

Программа автоматически подставит колонки «Сотрудники АУП» (можно скорректировать) и «Менеджеры контрактов» (подтягивается из карточек контрактов ГОЗ). Колонку «Соответствие статей затрат» нужно заполнить вручную.

Подтвердите и распределите

Когда всё заполнено верно, нажмите «…заполнены верно», перейдите во вкладку распределения затрат и распределите расходы на контракт.

Результатом станут следующие проводки:

Бухгалтерские проводки по результатам распределения зарплаты — Рис. 20 — Проводки по распределению зарплаты

Важно. Само распределение затрат на контракт происходит в момент выполнения регламентной операции «Закрытие месяца». Поэтому порядок такой: сначала проводите закрытие месяца, затем формируете и проводите распределение затрат — и после этого выполняете повторное закрытие месяца начиная с пункта 3 «Закрытие счёта 44». Если пропустить этот порядок — то есть просто закрыть месяц целиком и не вернуться к повторному закрытию с пункта 3 — распределение останется нулевым или неактуальным, и весь месяц придётся перезакрывать заново.

Отчёт об исполнении контракта ГОЗ

Когда все документы проведены, распределения созданы, а регламентные операции закрытия месяца выполнены — можно формировать отчёт. Перейдите в раздел подсистемы, выберите период, организацию и подразделение ГОЗ, нажмите «Сформировать» — показатели отчёта заполнятся автоматически.

Важно не перепутать. В 1С есть два разных отчёта с абсолютно одинаковым названием «Исполнение контрактов ГОЗ». Тот, что описан здесь — рабочий отчёт из раздела «Государственные оборонные заказы → Отчёты»: им вы проверяете и донастраиваете показатели. А тот, что реально уходит заказчику — официальный регламентированный отчёт из раздела «Регламентированные отчёты → Отчётность в Министерство обороны» (он описан в следующем разделе этой инструкции). Если открывать отчёт по памяти, а не по конкретному пункту меню, легко попасть не туда — ориентируйтесь на раздел меню, а не только на название.

Отчёт об исполнении контракта ГОЗ в 1С — Рис. 21 — Отчёт об исполнении ГОЗ

Во вкладке «Реестр документов» доступна расшифровка показателей строк отчёта. Если поставить галочку «Выводить титульный лист» и сформировать отчёт заново, титульный лист заполнится автоматически.

Рис. 22 — Титульный лист отчёта об исполнении ГОЗ

Галочка «Регистры ГОЗ» при повторном формировании отчёта дополнительно создаёт: регистр расчёта пропорции для распределения накладных расходов, справку-расчёт доли затрат на зарплату и регистр распределения накладных и коммерческих расходов.

Регистр расчёта пропорции распределения накладных расходов ГОЗ — Рис. 23 — Регистры ГОЗ

Справка-расчёт доли затрат на зарплату по ГОЗ — Рис. 23 (продолжение) — Регистры ГОЗ

Регистр распределения накладных и коммерческих расходов ГОЗ — Рис. 24 — Регистры ГОЗ

Из формы отчёта можно также сформировать общую оборотно-сальдовую ведомость по контракту — кнопкой «ОСВ по ГОЗ».

Кнопка «ОСВ по ГОЗ» в форме отчёта об исполнении контракта — Рис. 25 — ОСВ по ГОЗ

Как сдать регламентированный отчёт в Минобороны

После тщательной проверки показателей отчёта об исполнении контракта переходите в раздел главного меню 1С «Отчёты» → «Регламентированные отчёты», нажмите «Создать», откройте вкладку «Все» и выберите «Отчётность в Министерство обороны».

Выбор отчёта «Отчётность в Министерство обороны» в списке регламентированных отчётов — Рис. 26 — Регламентированные отчёты: отчёт об исполнении контракта ГОЗ

Создайте отчёт, укажите дату — откроется окно создания отчёта, где нужно выбрать подразделение и нажать «Сформировать».

Окно создания отчёта об исполнении ГОЗ с выбором подразделения — Рис. 27 — Создание отчёта об исполнении ГОЗ

В отчёте предусмотрена проверка контрольных соотношений.

Кнопка проверки контрольных соотношений отчёта — Рис. 28 — Проверка отчёта

Если ошибок не найдено, появится сообщение об этом:

Сообщение об успешной проверке отчёта без ошибок — Рис. 29 — Проверка отчёта: ошибок не найдено

А если ошибки есть — сформируется подробный результат проверки с описанием каждой:

Список найденных ошибок в результате проверки отчёта — Рис. 30 — Результат проверки отчёта

Кнопка «Печать» на верхней панели отчёта позволяет распечатать и сохранить его, а кнопка «Выгрузка» — выгрузить отчёт для передачи в Минобороны в электронном виде.

Раздельный учёт по ГОЗ — тема с большим количеством нюансов, а ошибки в распределении затрат могут привести к вопросам при проверке. Если нужна помощь с настройкой подсистемы под ваш контракт или с самим учётом — обратитесь к нашим специалистам.